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RFI/RFQ

Obiettivo: strutturare e gestire il processo di selezione fornitori, garantendo un allineamento completo con le esigenze di business, l’elaborazione di capitolati tecnici dettagliati e una valutazione oggettiva delle proposte ricevute.

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1. Raccolta e definizione dei requisiti di business

• Analisi del contesto e degli obiettivi aziendali:
  • Incontri con gli stakeholder interni (es. IT, operations, commerciale, acquisti)
  • Definizione delle esigenze funzionali e tecniche da soddisfare
  • Identificazione dei vincoli (tempi, budget, compliance, integrazioni tecnologiche)
• Formalizzazione dei requisiti:
  • Stesura del documento di requisiti (Business Requirement Document – BRD)
  • Definizione delle priorità e degli elementi critici (must-have vs nice-to-have)
  • Validazione dei requisiti con il management e le funzioni coinvolte

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2. Stesura del capitolato e gestione della RFI (Request for Information)

• Elaborazione del capitolato tecnico e funzionale:
  • Redazione di un capitolato dettagliato con descrizione delle funzionalità richieste
  • Specifiche tecniche, standard di sicurezza, requisiti di performance
  • Definizione delle modalità di erogazione del servizio e dei livelli di servizio (SLA)
• Gestione del processo di RFI:
  • Identificazione e selezione preliminare dei fornitori potenziali
  • Invio della Request for Information per raccogliere informazioni di base sulle soluzioni disponibili
  • Analisi delle risposte per creare un primo shortlist di vendor qualificati

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3. Preparazione e gestione della RFQ (Request for Quotation)

• Stesura della RFQ e preparazione della documentazione:
  • Redazione della richiesta di offerta con dettagli tecnici, commerciali e contrattuali
  • Definizione delle modalità di presentazione delle offerte e delle scadenze
  • Strutturazione di un template di risposta per garantire confrontabilità delle proposte
• Processo di invito e gestione delle comunicazioni:
  • Invio della RFQ ai fornitori selezionati
  • Organizzazione di sessioni di Q&A per chiarire eventuali dubbi
  • Raccoglimento e archiviazione delle proposte ricevute

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4. Valutazione comparativa delle offerte e selezione finale

• Analisi e confronto delle proposte:
  • Valutazione tecnico-funzionale delle soluzioni proposte
  • Analisi economica e comparazione dei costi totali (TCO)
  • Verifica della compliance ai requisiti richiesti e ai vincoli aziendali
• Strutturazione della matrice di valutazione:
  • Creazione di una matrice comparativa con punteggi ponderati
  • Criteri di valutazione: qualità tecnica, costi, SLA, flessibilità, time-to-market
  • Calcolo dei punteggi finali e ranking delle proposte

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5. Sintesi finale, raccomandazione e supporto alla contrattualizzazione

• Preparazione della sintesi decisionale:
  • Elaborazione di un report finale con risultati della valutazione
  • Riepilogo dei punti di forza e debolezza di ciascuna offerta
  • Raccomandazione del fornitore migliore in base all’analisi
• Supporto alla negoziazione e alla firma del contratto:
  • Assistenza nella negoziazione dei termini economici e delle condizioni contrattuali
  • Verifica della documentazione legale e delle clausole di SLA/penali
  • Allineamento con le funzioni legali e procurement per la chiusura del contratto

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Output finale:

• Documentazione completa del processo RFI/RFQ
• Matrice di valutazione comparativa delle offerte
• Report di sintesi con raccomandazioni finali
• Contratto pronto per la firma, con condizioni e SLA definiti

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